Communicatie
In dit onderdeel van de Leidraad ontdek je de interne communicatie (voor eigen organisatie), externe communicatie, de planning en de kanalen die je bij voorkeur inzet.
De interne communicatie is erop gericht je eigen organisatie en medewerkers voor te bereiden op het komende rupsenseizoen, zodat de overlast voor de inwoners zo beperkt mogelijk blijft.
Externe communicatie omvat het informeren van burgers, passanten en bezoekers over de mogelijke aanwezigheid van de eikenprocessierups, over de gekozen aanpak, de risicozonering en de geplande maatregelen. Daarbij is het van belang eerst het doel en de doelgroepen van de communicatie te kiezen: welk effect moet de communicatie hebben, en voor wie is die bestemd? Om te vermijden dat medewerkers via de pers verkeerde signalen krijgen, betrek je bij deze besluitvorming ook de interne organisatie.
De meest directe vorm van communicatie zijn de meldingen van burgers. Meldingen vormen vaak het eerste signaal van een – al dan niet – voorziene hoge plaagdruk en worden dus liefst kort opgevolgd.
De overlast door eikenprocessierupsen kent een ‘overlastseizoen’ van april tot september. Dan zal je ook het meest moeten communiceren. De beheersing van de problematiek vraagt echter een jaarronde aanpak. Je stelt ook best vooraf een communicatiekalender op die je integreert in je beheerplan.
Maak bij je communicatie zoveel mogelijk gebruik van beschikbare communicatiekanalen en gebruik informatie die op provinciaal, gewestelijk of landelijk niveau ter beschikking is. Haak daarbij aan bij de actualiteit, zoals bij het moment waarop de eerste eitjes uitkomen of de eerste nesten zijn waargenomen.
Interne communicatie
Betrek je eigen organisatie en medewerkers op beleidsmatig en uitvoerend niveau proactief bij de beheersing van de eikenprocessierups. Ze moeten op de hoogte zijn van de maatschappelijke en ecologische belangen, het beleid van de organisatie en wie welke verantwoordelijkheden heeft.
Het beheerplan is daarbij een belangrijk hulpmiddel. Werkinstructies of werkafspraken rond bepaalde deelaspecten, zoals het behandelen van de meldingen, kunnen ondersteuning bieden.
De categorie van medewerkers zal bepalen wie welke informatie nodig heeft en wie daarbij moet worden geraadpleegd:
- Het bestuur;
- De binnendiensten m.i.v. medewerkers van de klachtenafhandeling, de afdeling voorlichting en de communicatiedienst;
- De buitendiensten, toezichthouders van eigen dienst, ingehuurde aannemers.
In de volgende tabel wordt samengevat welke categorie van medewerkers je liefst raadpleegt om de informatie te bekomen (R), en welke je vervolgens informeert over de resultaten (I).
| Soort informatie | Bestuur | Binnendiensten | Buitendiensten e.a. |
|---|---|---|---|
| Algemene cursus EPR – herkenning, biologie, … | i* | i* | |
| Voorziene monitoring | i | i | i |
| Risicoanalyse & zonering | r | i | r |
| Inhoud beheerplan | r | r | r |
| Werkinstructies | i | i | r |
| Aanpak EPR op particulier eigendom | r | i | i |
| Opzet en inhoud externe communicatie | i | i | i |
| Behandeling meldingen | i | r | r |
| Gezondheidsrisico’s, preventie en behandeling | i | ||
| Gebruik persoonlijke beschermingsmiddelen (PBS) | i | r i | |
| Kennis van bestrijdingstechnieken | i | r i | |
| Evaluatie beheerplan & ingezette middelen | r | r | r |
| Schadegevallen/aansprakelijkstellingen | r | i | i |
|
r = Raadplegen
i = Informeren * = nieuwe medewerkers |
|||
Vooral medewerkers die in hun werk voor het eerst te maken krijgen met de eikenprocessierups, moet je goed informeren. Dit kan bijvoorbeeld door een cursus voor het uitvoerend personeel te volgen.
Interne communicatie start na de risicoanalyse, zonering en opmaak van het beheerplan in december, en loopt door tot de evaluatie van het plan in het najaar. De drukste periode voor interne communicatie is in het voorjaar.
Externe communicatie
Zorg voor tijdige en duidelijke externe communicatie, vooral bij een verwachte hoge plaagdruk. Bepaal vooraf het doel en de doelgroepen van je communicatie: welk effect moet de communicatie hebben en voor wie is die bestemd?
Afhankelijk van die keuze en de verwachte plaagdruk communiceer je beter proactief of juist meer reactief. Een proactieve aanpak kan bij hoge verwachte plaagdruk eventuele zorgen in een vroeg stadium wegnemen en laat toe vragen efficiënt te beantwoorden via vooraf opgestelde berichten, folders en dergelijke. Bij lage plaagdruk of in een gebied met lage plaaggevoeligheid (zie 3.2.2 ‘Plaaggevoeligheid van de omgeving’) kan je bijvoorbeeld kiezen voor een meer reactieve aanpak naar bezoekers van het terrein.
Verwacht je hoge of matige plaagdruk? Informeer ten minste inwoners over de mogelijke aanwezigheid van de eikenprocessierups, de gekozen aanpak, de risicozonering en de maatregelen die je inzet. Maak ook duidelijk waar je nesten gaat bestrijden en waar niet. Maak inwoners en passanten bewust van de gezondheidsrisico’s en hoe ze contact met brandharen kunnen vermijden. Dit vermindert de druk op huisartsen en andere zorginstellingen.
Een persbericht moet informatief, actueel en gebiedsgebonden zijn. Neem niet te veel informatie in één bericht op. Wanneer acties in de tijd gescheiden zijn, zoals bij preventieve en curatieve bestrijding, is het beter om per gebeurtenis aparte persberichten te versturen.
Specifieke doelgroepen die meer risico lopen in contact te komen met brandharen kun je apart informeren over de maatregelen die ze moeten nemen als ze er toch mee in contact kwamen. Zo kun je ernstigere klachten voorkomen.
De doelgroep zal bepalen wie welke informatie nodig heeft:
- Inwoners
- Passanten en bezoekers van gevoelige gebieden
- Specifieke doelgroepen met hoger risicoprofiel:
- Jeugd- en natuurbewegingen
- Wandel- en fietsclubs
- Ruiter- en hengelsportverenigingen
- Landbouwers, bosbouwers
- Scholen en kinderdagverblijven
- Organisatoren van evenementen (bijv. wandel- en fietstochten)
- Uitbaters van recreatievoorzieningen (campings, etc.)
- Lokale natuur- en milieubeschermingsorganisaties
- Melders van nesten
- Huisartsen en zorginstellingen worden in de regel door de hogere overheid geïnstrueerd
| Soort informatie | Inwoners | Passanten/bezoekers | Andere doelgroepen | Melders |
|---|---|---|---|---|
| Herkenning EPR | i | i | i | i |
| Sensibilisering problematiek | i | i | i | |
| Voorziene monitoring | i | |||
| Risicoanalyse & zonering | i | |||
| Inhoud beheerplan | i | |||
| Aanpak EPR op particulier eigendom | i | i | ||
| Mogelijkheid meldingen | i | i | ||
| Behandeling meldingen | i | i | ||
| Gezondheidsrisico’s, preventie en behandeling | i | i | i | i |
| Stimuleren natuurlijke plaagonderdrukking | i | i | ||
| Evaluatie beheerplan & ingezette middelen | i | |||
| Schadegevallen/aansprakelijkstellingen | i | |||
| r = Raadplegen i = Informeren | ||||
Maak bij deze communicatie zoveel mogelijk gebruik van beschikbare communicatiekanalen en gebruik informatie die op provinciaal, gewestelijk of landelijk niveau ter beschikking staat. Haak daarbij aan bij de actualiteit, zoals bij het moment waarop de eerste eitjes uitkomen of de eerste nesten zijn waargenomen.
Meldingen
Voorzie burgers de mogelijkheid meldingen van rupsennesten online of telefonisch door te geven. Vraag bij telefonische melding wat de aard van de waarneming (aantal nesten, grootte van de nesten, waar in/bij de boom, adres/locatie) of van eventuele klachten is.
Bij digitale melding moeten deze aspecten duidelijk vermeld zijn, zodat een melding/klacht voldoende specifiek geregistreerd wordt. Vraag foto’s van de rupsen of nesten toe te voegen, zodat de waarneming kan geverifieerd worden. Geef via de website tips over het herkennen van de eikenprocessierups; zo beperk je het aantal onjuiste meldingen.
Ongeacht het kanaal moet je meldingen uniform kunnen registreren. Leg de gegevens van particulieren vast in overeenstemming met de eisen van de privacywetgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming of AVG). Het ingevulde formulier moet vervolgens doorgestuurd worden naar de interne contactpersoon voor eikenprocessierupsen. Die weegt vervolgens af of de melding van voldoende hoge prioriteit is om de locatie ter plekke te laten inspecteren.
Maak vervolgens een terugmelding op het klachtenregistratieformulier en naar de melder; informeer of een inspectie of beheersing werd uitgevoerd, volgend op de beslissingsmatrix en eigen beleidskeuzes. Koppel ook terug wanneer een melding geen aanleiding geeft tot behandeling. Idealiter maak je meldingen zichtbaar op een digitale kaart waartoe terreinbeheerders toegang hebben. Zo kunnen zij meldingen van overlast snel verhelpen en op korte termijn terugkoppelen. Vermijd dubbele meldingen door die verspreidingskaarten met genomen maatregelen op de website te tonen aan omwonenden. Daarnaast vormt deze kaart met aangetaste bomen een uitgangskaart voor het volgende rupsenseizoen. De vrouwelijke eikenprocessievlinders zetten namelijk de meeste eitjes af op hun geboorteboom of de directe omgeving daarvan.
Bij hoge plaagdruk kan het aantal meldingen op korte tijd hoog oplopen, dus voorzie bij de behandeling van meldingen een aparte categorie voor de eikenprocessierups. Schaal tijdig op als elders in de omgeving overlast gemeld wordt.
Gecontroleerde meldingen geven echter meestal onvoldoende inzicht in de werkelijke plaagdruk; daarvoor is de eigen monitoring noodzakelijk.
Meldingen zijn te verwachten zodra de nesten zich vormen – van mei tot en met juli. Daarna gaat het waarschijnlijk over verlaten nesten, maar ook die bevatten waarschijnlijk nog brandharen.
Een sjabloon voor een meldingsformulier vind je terug in de bijlagen.
Communicatieplanning
Plan je externe communicatie door het jaar heen. Bepaal wanneer het voor de eigen beheerorganisatie nuttig is te communiceren. In jaren met veel (verwachte) eikenprocessierupsen kun je andere keuzes maken dan in jaren met een lage plaagdruk.
De aangewezen communicatiemomenten en -onderwerpen zijn:
| Periode | Aanleiding | Communicatie | Doelgroepen | Kanalen/Middelen |
|---|---|---|---|---|
| Januari-maart | Start rupsenseizoen |
Inhoud beheerplan Verwachte plaagdruk Werkinstructies Persbericht: de processierups kruipt uit het ei. Eventuele bespuitingen. |
Interne medewerkers | Interne kanalen |
| Eind maart/ begin april | Start bespuitingen |
Inwoners Specifieke doelgroepen |
Website Nieuwsbrief Lokale pers Lokale omroep Sociale media Infoborden Waarschuwingslinten Publieksfolders Overlegmomenten |
|
| Eind mei/ begin juni |
Opzetten meldingssysteem Start wegzuigen |
Persbericht: De eerste brandharen en nesten van de eikenprocessierups zijn verschenen Start wegzuigen Voorkomen van het oplopen van brandharen Doen van melding |
Inwoners Melders |
Website Nieuwsbrief Lokale pers Lokale omroep Sociale media Meldingssysteem |
| Half juni |
Waarschuwing piek overlastseizoen. Weken komende 4 weken extra alert |
Inwoners Bezoekers/passanten |
Website Nieuwsbrief Lokale pers Lokale omroep Publieksfolders Infoborden Waarschuwingslinten |
|
| Begin augustus | Plaatsen feromoonvallen/lichtvallen |
Vlinders vliegen uit en aanwezigheid licht- of feromoonvallen. Start piekperiode overlastseizoen |
Inwoners | Website |
| Oktober | Evaluatie beheerplan |
Persbericht: Ontwikkeling van aantal nesten Resultaten licht-/feromoonvallen Resultaten meldingen |
Inwoners Melders |
Website Nieuwsbrief Lokale pers |
| Oktober | Evaluatie beheerplan EPR |
Evaluatie + aanpassingen beheerplan Kostenanalyse Verwachtingen & planning volgend jaar Dankwoord |
Interne medewerkers | Interne kanalen |
| November/ december | Opmaak beheerplan EPR |
Persbericht: Voorspelling plaagdruk volgend jaar Hoofdpunten beheerplan Inspraak |
Inwoners |
Website Nieuwsbrief Lokale pers |
| Ad hoc | Bij een zomerstorm als er (verse) nesten in de bomen aanwezig zijn | Waarschuwing: uitgewaaide (oude) EPR-nesten |
Inwoners Bezoekers/passanten |
Website Lokale pers Lokale omroep Waarschuwingslinten |
| Hele jaar | Sensibilisatie: vergroting lokale biodiversiteit in bermen en parken (gemeente) en tuinen (burgers zelf) | Inwoners |
Website Nieuwsbrief Lokale pers |
In het beheerplan kan je een communicatiekalender specifiek voor je organisatie bepalen.
Communicatiekanalen
Er zijn diverse kanalen om je informatie bij het brede publiek en bij specifieke doelgroepen te verspreiden of informatie op te vragen. Afhankelijk van de doelgroep zijn de meest aangewezen:
| Informatiekanaal | Inwoners | Passanten/bezoekers | Andere doelgroepen | Melders |
|---|---|---|---|---|
| Eigen website | i | i | ||
| Meldingssysteem | i r | i | ||
| Nieuwsbrieven | i | i | i | |
| Huis-aan-huisbladen | i | |||
| Lokale/regionale omroep | i | i | ||
| Sociale media | i | i | ||
| Publieksfolders | i | i | i | |
| Informatieborden ingang terrein | i | i | i | |
| Waarschuwingslinten bij gekoloniseerde bomen | i | |||
| Wijkoverleg, dorpsraad, informatiebijeenkomsten | i r | i | ||
| Overlegmomenten | i r | |||
| r = Raadplegen i = Informeren | ||||
In het beheerplan kan je aangeven welke kanalen jouw organisatie voor welk doel gaat gebruiken.
Bij deze communicatie kan je doorverwijzen naar:
- De website van het project LIFE Eikenprocessierups: LIFE Eikenprocessierups
- Ecopedia: Ecopedia – Eikenprocessierups
- Provinciale/regionale websites over de EPR
- ANB: ANB – Schade en overlast door insecten
- L’Observatoire Wallon de la Santé des Forêts (OWSF): OWSF – Processionnaire du chêne
- Vlaams Instituut Gezond Leven: Vlaams Instituut Gezond Leven – Eikenprocessierups
- Provincie Antwerpen: Provincie Antwerpen – Eikenprocessierups
- Provincie Limburg: Provincie Limburg/Provinciaal Natuurcentrum – Eikenprocessierups
- Provincie Oost-Vlaanderen: Provincie Oost-Vlaanderen/Provinciaal Centrum voor Milieuonderzoek – Plaagsoorten